Dokumente hängen am Vorgang, nicht im Ordner
Belege entstehen im Prozess und bleiben dort: versioniert, freigegeben und revisionssicher archiviert, ohne separates DMS daneben.
Nuclos bündelt Geschäftsprozesse und Dokumentenablage auf einer Plattform. Belege entstehen im Prozess, landen im DMS und bleiben für Prüfungen und Audits nachvollziehbar.
- Am Vorgang archiviert
- Revisionssicher
- Open Source
Eigenes DMS oder Dokument im Vorgang?
Ordnerstruktur und Excel-Liste neben dem ERP kosten Nachvollziehbarkeit und Zeit.
Ablage
Eigenständiges DMS oder Ordnerstruktur neben dem ERP
Dokument hängt direkt am Auftrag, Projekt oder Kunden
Status & Freigabe
Freigaben und Versionsstand in E-Mail oder Excel-Liste
Freigabe, Version und Zugriff im selben System wie der Vorgang
Systemumfang
Ein eigenständiges DMS ist für die meisten Fälle überdimensioniert
DMS-Funktionen im ERP, genau im nötigen Umfang
DMS gehört in den Prozess, nicht daneben
Dokumente und Vorgänge in einer Datenbasis, ohne separate Insellösung neben dem ERP.
Viele Unternehmen pflegen ein ERP für Vorgänge und ein separates DMS für Dateien. Dann fehlen Verknüpfungen, Freigaben hängen in E-Mail und Revisionssicherheit (öffnet in neuem Tab) wird zur manuellen Disziplin.
In Nuclos hängen Dokumente direkt am Geschäftsobjekt: Auftrag, Projekt, Artikel oder Kunde. Dieselbe Datenbasis, dieselben Berechtigungen, derselbe Audit-Trail.
Was Sie davon haben
Open Source, revisionssicher, am Vorgang archiviert und per Low-Code anpassbar.
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Open Source
Keine Nutzerlizenz für das DMS. Sie behalten Quellcode und Daten, Anpassungen bleiben bei Ihnen oder Ihrem Partner.
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Revisionssicher
Versionen, Freigaben und Zugriffe sind nachvollziehbar. Dokumente bleiben für Prüfungen und Audits auffindbar.
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Am Vorgang
Rechnungen, Zeichnungen und Verträge hängen am Auftrag oder Projekt. Kein Suchen in getrennten Ordnern.
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Anpassbar
Ablagestruktur, Metadaten und Freigaben modellieren Sie per Low-Code. KI beschleunigt Konfiguration und Erweiterung, im bewährten Nuclos-Rahmen.
Funktionen im Überblick
Vom Entwurf bis zur Archivierung: die vier Anforderungen, die im Alltag am meisten zählen.
Versionierung
Jede Änderung als neue Version. Sie sehen, wer wann welche Fassung hochgeladen oder freigegeben hat.
Freigabe & Workflow
Freigabeschritte für Verträge, Zeichnungen oder QM-Dokumente. Status und Verantwortliche sind im System sichtbar.
Berechtigungen
Rollen und Mandanten steuern, wer lesen, schreiben oder freigeben darf. Zentral gepflegt, nicht pro Ordner.
Suche & Metadaten
Strukturierte Attribute und Volltextsuche über Vorgänge hinweg. Schneller Zugriff statt Dateiablage-Chaos.
Dokumentenlebenszyklus in Nuclos
Vom Upload bis zur revisionssicheren Ablage am Vorgang, in vier klaren Schritten.
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Erfassen
Upload, Scan oder automatische Erzeugung aus dem ERP-Prozess, etwa für Rechnungen oder Lieferscheine. Dokumente starten direkt am richtigen Vorgang.
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Prüfen & freigeben
Workflows für Freigaben, Kommentare und Versionen. Verantwortliche sehen offene Aufgaben in Nuclos.
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Nutzen im Prozess
Belege und Anhänge in Masken, Listen und Berichten. Mitarbeitende arbeiten mit aktuellen, freigegebenen Fassungen.
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Archivieren
Revisionssichere Langzeitablage mit Nachvollziehbarkeit. Aufbewahrungsfristen und Zugriffe bleiben steuerbar.
Und mein Sonderfall?
Der Punkt, an dem ein Standard-DMS aufhört, ist bei Nuclos der Anfang.
GoBD & Aufbewahrungsfristen
Branchenspezifische Aufbewahrungsfristen bilden Sie individuell ab, nicht nach starrer Vorgabe.
Revisionssichere Archivierung
Versionen, Freigaben und Zugriffe bleiben für Betriebsprüfungen und Audits nachvollziehbar.
Externes DMS anbinden
Ein bestehendes DMS binden Sie über offene Schnittstellen an, statt es abzulösen.
Individuelle Freigabe-Workflows
Freigaben für Verträge oder QM-Dokumente passen Sie per Low-Code an Ihre Struktur an.
Ihr Sonderfall ist genau das, wofür Nuclos gebaut ist.
Aufbewahrung, Compliance und Anbindung lösen wir per Low-Code im bewährten Nuclos-Rahmen, auch wenn ein externes System im Spiel bleibt.
Ein DMS, das zu Ihrem Prozess passt
Wir klären Anforderungen, Bestandsdokumente und den sinnvollen Einstieg.
Open Source · Made & Hosted in Germany · 25+ Jahre Nuclos