Prozessmodellierung beschreibt Abläufe strukturiert, bevor sie digital automatisiert werden. Ziel: das Team einigt sich, was heute passiert und was sich ändern soll.

Typische Elemente eines Modells:

• einzelne Arbeitsschritte und Reihenfolge
• Entscheidungsregeln (Freigabe ab welchem Betrag?)
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Abhängigkeiten zu anderen Abteilungen oder Systemen

Visuelle Darstellung (Flussdiagramm, Swimlane) reicht für den Start. Perfektion blockiert oft den nächsten Schritt.

Modellierung beantwortet Fragen, die im Alltag implizit bleiben: Wer genehmigt? Was passiert bei Ablehnung? Welche Daten braucht der nächste Schritt?

Erst danach lohnt Workflow im ERP. Wer ohne Modell automatisiert, digitalisiert bestehendes Chaos. Abgrenzung zur strategischen Optimierung: BPM vs. Workflow.

Gute Pilotprozesse: regelmäßig, mehrstufig, klar regelbasiert. Angebotsfreigabe oder Rechnungsprüfung sind typische Einstiege. Nach dem Pilot erweitern, nicht vorher alles modellieren.

Für größere Vorhaben liefert eine strukturierte Spezifikation die Grundlage für Scope und ROI vor dem Großprojekt.