Workflowmanagement bezeichnet die operative Steuerung von Geschäftsprozessen. Einzelne Arbeitsschritte werden definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und Entscheidungen regelbasiert unterstützt. Aufgaben gelangen zur richtigen Person, Fristen werden überwacht, Status bleibt nachvollziehbar.

Geschäftsprozesse bestehen selten aus isolierten Einzelschritten. Angebot erstellen, prüfen, freigeben, versenden: jeder Schritt hat Bearbeiter*innen, Fristen und Abhängigkeiten. Workflowmanagement ersetzt E-Mail-Ketten und informelle Abstimmung durch einen dokumentierten Ablauf.

Abgrenzung

Workflowmanagement setzt definierte Prozesse im Tagesgeschäft um. Business Process Management (BPM) analysiert und optimiert Prozesse strategisch über Abteilungen hinweg. Beides ergänzt sich: erst verstehen und modellieren, dann automatisieren. Details: BPM vs. Workflow.

Typische Anwendungsfälle

• Angebots- und Auftragsfreigaben
• Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe
• interne Bestellanforderungen mit Budgetprüfung
• Service- und Qualitätsprozesse mit Eskalation

Workflowmanagement allein ersetzt keine Prozessklärung. Wer unklare Zuständigkeiten erst im System lösen will, digitalisiert nur Chaos. Klare Regeln zuerst, Automatisierung danach.

Im ERP liegen Geschäftsdaten bereits zentral. Workflows greifen auf Vorgänge, Belege und Stammdaten zu, statt parallel in externen Tools zu laufen. Mehr dazu: Workflow im ERP.